Case Strako: Van Excel en OneDrive naar een gecentraliseerde werking met Teamleader
Strako is een groeiende KMO actief in interieurafwerking en renovatie. Naarmate het bedrijf groeide, begon de manier van werken te wringen: alles zat in het hoofd van de zaakvoerder, terwijl er ondertussen extra mensen werden ingeschakeld om verkoop en projecten mee op te volgen.
De uitdaging
De volledige werking draaide op Excelbestanden en mappenstructuren in OneDrive.
Offertes, klanteninformatie, projectopvolging en facturatie zaten verspreid over verschillende tools en bestanden.
Dat zorgde voor:
Geen centraal overzicht van klanten en dossiers
Moeilijke overdracht van informatie naar collega’s
Manuele opvolging van sales en projecten
Tijdsverlies door zoeken naar de juiste info
Beperkte schaalbaarheid naarmate het team groeide
De afhankelijkheid van de zaakvoerder bleef groot, terwijl net daar ontlasting nodig was.
Onze aanpak
We zijn gestart vanuit de noden van Strako: wat moet er vandaag en morgen mogelijk zijn om verkoop en projecten gestructureerd op te volgen? Op basis daarvan hebben we hen begeleid in de keuze van een CRM.
Die keuze kwam al snel uit bij Teamleader, gezien de combinatie van:
Beheer van contacten en bedrijven
Duidelijke opvolging van verkoopsdossiers
Naadloze koppeling naar projectopvolging
Offertes, facturatie (via Peppol) en bestelbonnen
Als Teamleader certified partner hebben we Strako niet alleen geholpen bij de keuze, maar ook bij de implementatie en inrichting op maat van hun werking.
Van losse tools naar één centrale werkplaats
Naast de implementatie van Teamleader hebben we een aantal gerichte automatisaties opgezet via Make.com om hun werking verder te stroomlijnen:
Automatisch aanmaken van projectmappen in OneDrive bij nieuwe projecten
Rechtstreekse link tussen Teamleader en de juiste projectmap
Automatisch aanmaken van projecten op basis van gewonnen deals, inclusief relevante data
Integratie van uitgaande en inkomende facturatie via Peppol
Inzicht in inkomsten en uitgaven per project
Opzetten van templates voor facturen, bestelbonnen en andere documenten
Resultaat
Strako ging van een versnipperde manier van werken naar een gecentraliseerde en schaalbare commerciële en operationele flow.
Concreet betekende dat:
Eén centrale plek voor klanten, deals en projecten
Betere overdraagbaarheid binnen het team
Minder manueel werk en minder kans op fouten
Snellere opvolging van dossiers en projecten
Meer grip op cijfers per project
Minder afhankelijkheid van de zaakvoerder
Groeit jouw onderneming ook sneller dan je interne processen kunnen volgen?
